Ouders met bezwaren: welke rol heeft de vertrouwenspersoon?

Met de zomervakantie in zicht worden veel schoolorganisatorische besluiten definitief. Denk aan klassenindeling, schooladviezen of beslissingen over de overgang. Niet zelden leiden deze keuzes tot vragen, zorgen of teleurstelling bij ouders.

In principe behoren deze zaken niet tot het takenpakket van een vertrouwenspersoon. Toch kan het voorkomen dat ouders bij jou als vertrouwenspersoon aankloppen wanneer het gesprek met school hierover vastloopt. Vaak is er dan sprake van ‘miscommunicatie’.

Welke rol speel je dan in de gesprekken met ouders? En wat zijn de do’s en don’ts? Dat lees je hieronder.

Richting het einde van het schooljaar kunnen de spanningen tussen ouders en school flink oplopen. School maakt soms keuzes waar ouders zich niet in kunnen vinden. Wanneer je als vertrouwenspersoon betrokken raakt bij een dergelijke casus, kan het voelen alsof je weinig kunt betekenen: het besluit is immers al genomen. Toch is dat gevoel niet terecht.

Ook als het besluit vaststaat, kun je als vertrouwenspersoon nog steeds een betekenisvolle rol spelen. Net als in andere situaties geldt dat je naast de melder staat (in dit geval de ouder), niet aan waarheidsvinding doet en de regie bij de melder laat. Je neemt het probleem dus niet over.

Een bekende valkuil voor interne vertrouwenspersonen is dat zij de keuze van school opnieuw gaan uitleggen aan de ouder. Doe dit niet. Voor je het weet word je de boodschapper die informatie ophaalt bij een directeur en deze vervolgens doorgeeft aan de ouder. De ouder zal je dan steeds meer zien als onderdeel van, of zelfs medeverantwoordelijke voor, het probleem. Op dat moment ben je niet langer neutraal.

Een zin die kan helpen om je rol duidelijk af te bakenen is: “Als vertrouwenspersoon ga ik niet over het besluit dat school heeft genomen. Ik kan wel met u meedenken over waar of met wie u dit besluit kunt bespreken.”

In het gesprek met de ouder onderzoek je wat de behoefte is. Afhankelijk daarvan kun je verschillende vervolgstappen bespreken. Uiteindelijk is het aan de ouder zelf om te bepalen welke stap hij of zij wil zetten.

De ouder mist uitleg over de gemaakte keuze
Het kan zijn dat de ouder de gemaakte keuze niet volledig begrijpt, omdat de gegeven uitleg onvoldoende duidelijk is geweest. In dat geval bekijk je samen waar die uitleg alsnog verkregen kan worden. Is dat bij de leerkracht of docent, een coördinator of een leidinggevende?

De ouder kan met deze persoon een gesprek aanvragen. Als vertrouwenspersoon kun je bij dat gesprek aanwezig zijn.

De ouder maakt zich zorgen over het kind
Onder een bezwaar schuilt vaak een zorg. Vraag ouders wat maakt dat zij het niet eens zijn met het besluit. Welke zorg ligt daaronder? En zijn er mogelijkheden om die zorg op de juiste plek bespreekbaar te maken, zodat de gemaakte keuze minder problematisch wordt?

Wanneer tijdens het gesprek de belangen van het kind en de onderliggende zorgen centraal komen te staan, ontstaat er vaak meer ruimte. Het ‘probleem achter het probleem’ wordt zichtbaar. Door de focus te verplaatsen naar de zorgen over het kind kunnen ouders dan ook beter kijken naar andere oplossingen dan uitsluitend het terugdraaien van het besluit. Het gesprek verbreedt zich en er ontstaat ruimte voor alternatieve scenario’s.

De ouder wil dat het besluit wordt gewijzigd
Soms blijft een ouder, ook na een volledige toelichting, oneens met de gemaakte keuze. In dat geval kun je uitleggen welke stappen mogelijk zijn om bezwaar te maken tegen het besluit. Vaak is de eerste stap een gesprek met een afdelingsleider of directeur. Een vervolgstap kan zijn om het bestuur te benaderen.

Als vertrouwenspersoon kun je het tijdspad van deze stappen schetsen en samen met de ouder de voor- en nadelen bespreken. Eventueel kun je de ouder begeleiden bij het zetten van deze stappen. Ook hier is het belangrijk om realistische verwachtingen te scheppen. Bezwaar maken of een klacht indienen kost vaak veel tijd. Bovendien wordt daarbij vooral gekeken of school de juiste procedures heeft gevolgd. Het kan dus gebeuren dat het besluit niet wordt teruggedraaid.

Daarom is het zinvol om ook vooruit te kijken. Wat heeft het kind nodig als het besluit blijft staan? Wat hebben de ouders dan nodig? En waar kunnen zij terecht om hun zorgen bespreekbaar te maken? Het schetsen van een alternatief scenario helpt ouders vaak om minder vast te blijven zitten in één uitkomst. Zinnen die daarbij kunnen helpen zijn:

“Houd er rekening mee dat het besluit niet wordt teruggedraaid. Wat heeft uw kind in dat geval nodig?”

“Wat heeft u als ouder nodig als dit besluit niet wordt teruggedraaid?”

De kracht van de vertrouwenspersoon zit niet in het veranderen van besluiten, maar in het ondersteunen van ouders bij het vinden van de weg vooruit.